Archive for the ‘Sistem Informasi Manajemen’ Category

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Tujuan organisasi akan tercapai pada suatu perusahaan maupun organisasi bisnis jika tingkat kinerjanya tinggi. Menurut Rivai (2005:309) kinerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan kemampuan. Hal ini menunjukkan pentingnya perhatian terhadap masalah kinerja perusahaan yang pada akhirnya akan mempengaruhi daya saing dan keberhasilan perusahaan adalam memperoleh laba.

Dalam pencapaian visi misi organisasi, tak dapat dipungkiri, pengelolaan sistem informasi yang efektif merupakan salah satu pendekatan utama dalam mengembangkan kinerja perusahaan. Meskipun secara real pencapaian kinerja perusahaan tidak hanya dipengaruhi oleh sisi internal perusahaan saja, tetapi juga adanya pengaruh faktor eksternal dari lingkungan. Hal ini sehubungan dengan perusahaan sebagai organisasi yang berada dalam lingkungan. Salah satu faktor eksternal yang mempengaruhi pencapaian visi misi perusahaan terkait dengan penerapan sistem informasi (SI) adalah dengan dilakukannya outsourcing SI.

Outsourcing SI adalah sebuah proses dimana terjadi pengalihan pekerjaan kepada pihak ketiga dalam hal pengelolaan maupun pengembangan sistem informasi di suatu organisasi. Dengan berbagai pertimbangan kemampuan dan biaya, pengalihdayaan (outsourcing) sistem informasi perusahaan masih akan meningkat, baik insourcing maupun offshore outsourcing. Strategi alihdaya ini, selain mampu menghemat biaya, juga memberikan penyelesaian solusi TI-nya kepada yang benar-benar ahli, sementara perusahaan bisa lebih fokus pada core competency-nya saja. Terkait dengan penerapan outsourcing SI tersebut, maka pada penulisan kali ini, dibahas topik evaluasi terhadap keuntungan dan kelemahan dari penerapan outsourcing SI tersebut.

B. Permasalahan Pokok

Berikut adalah permasalahan pokok yang dikemukakan dalam makalah ini yakni sebagai berikut:

  1. Bagaimana penerapan outsourcing sistem informasi (SI) di suatu organisasi dan apa yang menjadi alasan organisasi tersebut dalam melakukan outsourcing SI?
  2. Apa keuntungan dan kelemahan dari pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing?

C. Tujuan Penulisan

a. Secara Umum

Makalah ini disusun bertujuan untuk mengetahui sejauh mana penerapan outsourcing itu dapat berguna bagi organisasi.

b. Secara Khusus

Secara khusus penulisan ditujukan sebagai makalah UAT individu dalam rangka memperoleh nilai pada mata kuliah SIM.

D. Metode Penulisan

Dalam penulisan makalah ini, penulis menggunakan metode ilmiah yakni dengan melakukan telaah pustaka dari buku Sistem Informasi, dan buku terkait lainnya juga dari situs internet. Penulis juga melakukan penelusuran beberapa blog yang membahas mengenai penerapan outsourcing SI. Untuk melihat daftar referensi yang digunakan selengkapnya dapat dilihat pada daftar pustaka.

BAB II

KERANGKA TEORI

A. Teori Sistem Informasi Manajemen

Menurut O’brien sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Sistem informasi manajemen terdiri dari tiga kata yang mempunyai pengertian masing-masing, sistem yaitu suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan kegiatan-kegiatan utamanya, sedangakan informasi adalah data yang telah diproses/diolah sehingga memiliki arti atu manfaat yang berguna. Sedangakan manajemen sebagai proses adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara bersama-sama atau melibatkan orang lain demi mencapai tujuan yang sama.

Dari definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengertian sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi (yang bersifat intern dan ekstern) kepada manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan. Sedangkan menurut Mutia Ismail sistem informasi manajemen yaitu: serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu mentransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer.

B. Teori Outsourcing Sistem Informasi (SI)

Secara umum outsourcing diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyelia jasa. Dimana badan penyelia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta criteria yang telah disepakati.

Outsourcing hadir karena adanya keinginan dari perusahaan (perusahaan pengguna/pemesan–user/principal) untuk menyerahkan sebagian kegiatan perusahaan kepada pihak lain (perusahaan outsourcing) agar dapat berkonsentrasi penuh pada proses bisnis perusahaan (core business).

Dalam mengembangkan sebuah sistem informasi, permasalahan dan tantangan yang sering muncul adalah siapa yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Di sini, pihak perusahaan dihadapkan pada beberapa alternatif yaitu (Kaplan, 1995) :

  1. Merancang/membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam alternatif ini adalah :
  • Terbatasnya pelaksana sistem informasi
  • Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi
  • Beban kerja pelaksana sistem informasi
  • Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.
  1. Perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi

Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. Adapun tahapan yang harus dilakukan dengan alternatif ini adalah :

  • Identifikasi kebutuhan, pemilihan, dan perencanaan sistem
  • Analis sistem
  • Mengembangkan permohonan suatu proposal
  • Evaluasi proposal
  • Pemilihan vendor
  1. Meminta orang lain untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (outsourcing) termasuk pelaksana sistem informasi.

Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem kepada pihak ketiga. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya :

  • Masalah biaya dan kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan
  • Masalah kinerja sistem informasi
  • Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka
  • Penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi
  • Masalah keuangan perusahaan
  • Budaya perusahaan
  • Tekanan dari pelaksana sistem informasi.
  1. End User Development

Faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan alternatif ini adalah kemampuan yang harus dimiliki pelaksana sistem informasi. Pelaksana harus mengembangkan sendiri aplikasi yang mereka butuhkan seperti menggunakan Microsoft Excell dan Microsoft Access. Manfaat yang dapat diperoleh dari alternatif ini adalah :

  • Penghematan biaya
  • Waktu pengembangan sistem informasi yang singkat
  • Mudah untuk melakukan modifikasi
  • Tanggung jawab pelaksana sistem informasi yang lebih besar
  • Mengurangi beban kerja pelaksana sistem informasi.

BAB III

GAMBARAN UMUM OUTSOURCING SI

A. Sekilas Outsourcing SI

Pendekatan outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya.

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Dalam mencapai keberhasilan penerapan sistem informasi di suatu organisasi ditentukan oleh berbagai faktor penentu, yakni sebagai berikut:

  • Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
  • Memiliki visi dan perencanaan strategis.
  • Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
  • Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa.
  • Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik
  • Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait.
  • Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen
  • Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan

B. Jenis-Jenis Outsourcing SI

Berikut adalah beberapa jenis outsourcing (pengalihdayaan) SI yang dapat dilakukan oleh perusahaan, yakni sebagai berikut:

  • Contracting

Merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Langkah ini adalah langkah berjangka pendek, hanya mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi (besar) perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis saja.

  • Outsourcing

Penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. Diperlukan pihak pemberi jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan.

  • In Sourcing

Kebalikan dari outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan.

  • Co-Sourcing

Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan masing-masing perusahaan.

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Penerapan dan Pengembangan Outsourcing SI

Secara garis besar terdapat beberapa alasan yang menjadikan dilakukannya penerapan outsourcing sistem informasi di suatu organisasi, yakni sebagai berikut:

1. Reduce and control operating costs

Penerapan outsourcing sistem informasi diharapkan dapat mengurangi biaya tetap dalam kegiatan operasional perusahaan karena dianggap lebih efisien

2. Improve company focus

Perusahaan dapat meningkatkan fokus dalam mencapai tujuannya dengan men-share pekerjaaan yang terkait dengan sistem informasi tersebut sehingga untuk hal-hal tertentu seperti core competencies perusahaan yang memang dianggap penting dapat lebih fokus untuk dikembangkan

3. Gain Access to world class capabilities

Perusahaan menyerahkan kepada perusahaan outsource yang sudah terpercaya dan dianggap kompeten dalam bidangnya

4. Free internal resources for other purposes

Dengan dilakukannya outsourcing sistem informasi ke sebuah perusahaan diharapkan dapat membawa sumber daya yang dapat bermanfaat untuk tujuan lain dari perusahaan

5. Necessary resources are not available internally

Perusahaan melakukan outsourcing sistem informasi karena perusahaan tersebut tidak memiliki kemampuan ataupun sumber daya yang dianggap mampu untuk menjalankan hal tersebut

6. Accelerate reenginering benefits

Maksudnya adalah dapat mempercepat memperoleh manfaat dari reenginering sistem informasi tersebut bagi perusahaan

7. Function is difficult to manage internally ori s out of control

Perusahaan yang melakukan outsourcing sistem informasi tersebut kesulitan dalam mengelola sumber daya internal yang ada sehingga membutuhkan bantuan dari ekternal perusahaan melalui outsource

8. Make capital funds available

Outsourcing sistem informasi dilakukan sehubungan dengan kemampuan dan keinginan perusahaan dalam mengelola sumber dana yang ada

9. Share risks

Outsourcing sistem informasi diharapkan dapat membagi kemungkinan atas resiko yang dapat timbul sehingga resiko yang ada dapat diminimalisir

10. Cash infusión

Perusahaan melakukan outsourcing sistem informasi untuk tujuan menambah pemasukan kas perusahaan

Terkait dengan berbagai alasan perusahaan menerapkan outsourcing SI, maka outsourcing tersebut juga memiliki berbagai berbagai resiko yang dapat ditimbulkan, diantaranya adalah sebagai berikut:

  • Produktivitas justru menurun jika perusahaan outsourcing yang dipilih tidak kompeten
  • Wrong man on the wrong place jika proses seleksi, training dan penempatan tidak dilakukan secara cermat oleh perusahaan outsourcing
  • Terkena kewajiban ketenagakerjaan jika perjanjian kerjasama dengan perusahaan outsourcing tidak diatur dengan tegas dan jelas diawal kerja sama
  • Regulasi yang belum kondusif akan membuat penentuan core dan non core juga belum jelas
  • Pemilihan perusahaan jasa outsourcing yang salah bisa berakibat beralihnya status hubungan kerja dari perusahaan pemberi jasa pekerja ke perusahaan penerima jasa pekerja

Secara lebih ringkas resiko yang dapat ditimbulkan dari outsourcing SI dapat dilihat pada tabel berikut ini.

Tabel 4.1

TABEL TUJUAN DAN RESIKO OUTSOURCING

Tujuan Outsourcing Risiko Outsourcing
Mempercepat keuntungan reengineering Keuntungan tidak diperoleh secara cepat, tidak diperoleh dalam jumlah yang cukup signifikan
Mendapatkan akses pada kemampuan kelas dunia Akses tidak diperoleh karena pemberi jasa tidak menunjukkan kinerja perusahaan kelas dunia
Memperoleh suntikan kas Suntikan kas ternyata seret atau tidak diperoleh sama sekali karena perusahaan pemberi jasa mengalami kesulitan keuangan
Membebaskan sumber daya untuk kepentingan lain Sumber daya mungkin harus ditransfer ke atau diperlukan oleh perusahaan pemberi jasa, shg tetap kekurangan sumber daya
Membebaskan diri dari fungsi yang sulit dikelola atau dikendalikan Perusahaan mungkin tidak dapat bebas seluruhnya dari kesulitan yang sebetulnya ingin dihindari
Memperbaiki fokus perusahaan Karena berbagai tujuan yg ingin dicapai, tidak sepenuhnya didapat, maka fokus core business mgk tidak tercapai
Memperoleh dana kapital Karena perusahaan pemberi jasa mengalami kesulitan keuangan, maka mungkin tambahan dana tidak ada
Mengurangi biaya operasi Biaya sesudah outsourcing mungkin tidak berkurang, tetapi tetap atau bahkan bertambah.
Mengurangi resiko usaha Karena berbagai tujuan yg ingin dicapai tidak sepenuhnya diperoleh, mungkin risiko usaha tetap saja besar
Memperoleh sumber daya yg tidak dimiliki di dalam perusahaan Karena perusahaan pemberi jasa juga tidak memiliki sumber daya yang diperlukan, maka tujuan ini tidak tercapa

B. Keuntungan dan Kelemahan Outsourcing SI Dibandingkan Dengan Insourcing SI Di Suatu Organisasi

Pendekatan outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya.

Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara outsourcing.

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing SI di sebuah perusahaan.

Adapun keuntungan dari penggunaan pendekatan
outsourcing yakni:

  1. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
  2. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
  3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
  4. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.
  5. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan insourcing ataupun selfsourcing, outsourcing termasuk pendekatan dengan cost yang rendah.

Selain keunggulan diatas, pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu antara lain:

  1. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
  2. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.
  3. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.
  4. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.

Pendekatan in-sourcing merupakan kebalikan dari out-sourcing. Jika out-sourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketika, in-sourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut. Contohnya perusahaan tekstil dari Jepang membuka perusahaan di Indonesia dengan alasan karena gaji orang Indonesia dapat lebih rendah dari gaji pegawai Jepang. Pada kasus ini perusahaan di Jepang melakukan out-sourcing sedangkan perusahaan Jepang yang ada di Indonesia melakukan in-sourcing.

Keuntungan pengembangan sistem informasi atau proyek lain dengan menggunakan pendekatan in-sourcing adalah:

  1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.
  2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk pekerja outsource.
  3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transport, dll.

Selain keuntungan diatas, terdapat beberapa kelemahan menggunakan in-sourcing, yaitu perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem informasi, jangan sampai pengembangan memakan waktu terlalu lama yang akan memangkas biaya lebih lagi.

Dari kedua jenis pengelolaan sistem informasi di suatu perusahaan dapat terlihat perbandingan antara outsourcing dan insourcing sistem informasi dimana masing-masing memiliki keunggulan dan kelemahan sehingga setiap perusahaan tentunya memiliki pertimbangan masing-masing untuk menerapkan sistem informasi tersebut tergantung dengan kebijakan yang diambil.



DAFTAR PUSTAKA

  1. Mcleod, Raymond. 1996. Sistem Informasi Manejemen. PT Prenhallindo. Jakarta.
  2. O Brien, dkk. Manajemen Sistem Informasi. Prentice Hall. 2006.
  3. 3. Rivai, Veithzal. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, dari. Teori ke Praktik, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.
  4. Modul Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen. 2010. Program Studi Manajemen dan Bisnis, Sekolah Pascasarjana, Institut Pertanian Bogor.
  5. Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta.
  6. nsidewinme.blogspot.com/…/telaah-jurnal-sisteminformasi.html



Pertanyaan 1

Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

Jawab:

  • Pengembangan software berbeda dengan pengembangan sistem informasi. Secara mendasar dapat dilihat dari perbedaan makna antara software dan informasi itu sendiri. Software merupakan alat yang akan dipergunakan untuk mengolah data-data yang ada berupa program komputer dan dokumentasi yang terkait sehingga membentuk suatu informasi yang dapat dipergunakan lebih lanjut tergantung kepada tujuan masing-masing pengolahan data tersebut.
  • Software mengalami evolusi dalam beberapa dekade, terlihat dalam gambar berikut :

  • Selama awal periode, hardware dengan fungsi umum memegang peranan penting, sedangkan software merupakan tambahan untuk setiap aplikasi dan mempunyai distribusi yang terbatas. Selama awal periode lebih ditekankan pada implementasi sistem berbasis komputer dari pada pengembangan sistem. Era kedua mulai pertengahan 1960 sampai 1970-an. Sistem multiprogramming dan multi user mulai diperkenalkan sebagai konsep baru dalam interaksi manusia-komputer. Sistem Real-time mampu mengumpulkan, menganalisa dan memindahkan data dari berbagai sumber dengan proses pengawasan dan menghasilkan output dalam hitungan milisecond. Karakteristik lainnya dari era kedua adalah penggunaan produk-produk software yang disediakan oleh “software house”. Era ketiga mulai pertengahan 1970 hingga akhir 1980-an. Sistem terdistribusi dengan multiple komputer, dan masing-masing menjalankan fungsi secara serentak, serta berkomunikasi antar komputer, menambah rumit sistem berbasis komputer. Era ketiga juga ditandai dengan penggunaan mikroprosesor, komputer personal dan stasiun kerja yang handal. Era keempat baru saja dimulai. Teknologi berorientasi objek diterapkan dalam berbagai area aplikasi.
  • Terkait dengan pengembangan software, maka jika system yang sedang dikembangkan tidak bisa didukung oleh paket software maka software dapat dikembangkan agar sesuai dengan rancangan sistem yang diharapkan.

Berikut adalah Siklus Hidup Pengembangan Perangkat Lunak (Software Development Life Cycle) dalam membangun perangkat lunak mengikuti tiga tahap SWDLC, yaitu:

  1. Rancangan (Design)
  2. Kode (Code)
  3. Uji (Test)

1. Rancangan (Design)

Bagian dari rancangan sistem terinci yang akan dikonversi ke program aplikasi yang dapat digunakan sebagai pedoman oleh programmer dalam menulis program. Alat (tools) rancangan program yang pokok adalah :

¨ Bagan Terstruktur (Structure Chart) ¨ Diagram Warnier/Orr (W/O)

¨ Bahasa Inggris Terstruktur (Structure English) ¨ Diagram Jackson

¨ Tabel Keputusan (Decision Tabel)

¨ Pohon Keputusan (Decision Tree)

¨ Persamaan/mirip bahasa pemrograman (Pseudocode)

¨ Kamus Data (Data Dictionary)

2. Kode (Code)

Menulis statemen dalam bahasa pemrograman yang diasumsikan dibuat dan dijalankan oleh programmer dan tidak secara otomatis seperti yang dibangkitkan oleh paket CASE (Computer Aided Software Engineering). Beberapa paket CASE akan membangkitkan kode dari beberapa rancangan terinci sehingga menghapus adanya kebutuhan pengkode manusia (human coders).

3. Uji (Test)

Pengujian terhadap semua modul kode untuk mendeteksi dan menghapus kesalahan.

  • Pengembangan sistem informasi yang memiliki pemahaman yang berbeda dengan pengembangan software, dimana pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Pengembangan sistem informasi dilakukan sehubungan dengan beberapa indikator tergantung dari tujuannya, misalnya file-file yang kurang teratur, keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran, tertundanya pengiriman karena kurang persediaan, investasi yang tidak efisien, peramalan penjualan dan produksi tidak tepat, dan lain sebagainya. Pengembangan sistem informasi dilakukan sebagai suatu bentuk solusi atas berbagai permasahan yang ada.
  • Pengembangan sistem informasi terkait dengan Siklus Hidup Pengembangan Sistem yang didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi, yang terdiri dari 6 fase sebagai berikut:
  1. 1. Analisis sistem
  2. 2. Perancangan sistem secara umum / konseptual
  3. 3. Evaluasi dan seleksi sistem
  4. 4. Perancangan sistem secara detail
  5. 5. Pengembangan Perangkat Lunak dan Implementasi sistem
  6. 6. Pemeliharaan / Perawatan Sistem

  • Keenam fase siklus hidup pengembangan sistem ini dapat digambarkan seperti pada Gambar di bawah ini.

Pertanyaan 2

Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan?

Jawab:

  • Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Derajad kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari sistem lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang.
  • Pengkonversian dari suatu sistem lama ke sistem yang baru tentunya memiliki suatu tujuan tertentu bagi suatu organisasi, namun adanya resiko yang dapat terjadi sehubungan dengan hal tersebut.
  • Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru.
  • Dalam melakukan konversi sistem, terdapat beberapa jenis metode yakni:
  1. Konversi Lansung (Direct Conversion)
  2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
  3. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
  4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

1. KONVERSI LANGSUNG (DIRECT CONVERSION)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah.

Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turkey.

Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.

Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila :

  • Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain
  • Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai
  • Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya
  • Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.

Kelebihan :

Relatif tidak mahal.

Kelemahan :

Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi.

Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting.

2. KONVERSI PARALEL (PARALLEL CONVERSION)

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus.

Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Ia kebalikan dari konversi langsung. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Kelebihan :

Memberikan derajad proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.

Kelemahan :

Besarnya biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk mengetahui kinerja sistem tersebut. Mereka harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan memutus sistem lama.

3. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.

Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama dan menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan.

Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.

Contoh :

Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru. Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.

Kelebihan :

Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas.

Kelemahan :

Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah.

Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru.

Jika metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Contoh :

Salah satu kantor cabang atau pabrik, misalnya bisa berfungsi sebagai kelinci percobaan atau tempat pengujian alfa atau beta berfungsi untuk tempat versi sistem baru yang bekerja. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut.

Metode konversi ini lebih sedikit berisiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih muurah dibandingkan dengan metode paralel.

Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan.

Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan.

Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum sistem tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

METODE UNTUK MENGKONVERSI FILE DATA YANG ADA

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru.

Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada (existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :

  • Format file tersebut
  • Isi file tersebut
  • Media penyimpanan dimana file ditempatkan

Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak.

Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file :

  • Konversi file total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas.
  • Konversi file gradual (sedikit demi sedikit) terutama digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.

KONVERSI FILE TOTAL

Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru.

Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis.

Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item-item data (misalnya, file-file relasional).

Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu.

Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi :

  • File Master

Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.

  • File Transaksi

File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub-sistem individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi.

  • File Indeks

File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru harus diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi.

  • File Tabel

File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.

  • File Backup

Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.

KONVERSI FILE GRADUAL

Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi.

Metode ini bekerja dengan cara berikut :

  1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
    1. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
    2. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
    3. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.

Pertanyaan 3

Apa urgensi maintainability dari suatu software? Jelaskan!

Jawab:

  • Maintainability didefinisikan secara kualitatif merupakan kemudahan suatu software untuk di mengerti, diperbaiki, diadaptasi dan/atau dikembangkan. Maintainability adalah tingkat usaha untuk mengetahui letak kesalahan dan memperbaikinya.
  • Faktor-faktor pengontrol (Controlling factors)

Maintainability dari suatu software dapat dipengaruhi oleh banyak factor. Kecerobohan/ kekurang hati-hatian dalam desain, coding, dang testing akan memberikan dampak negative yang jelas untuk kemampuan pemeliharaan software yang dihasilkan. Dibawah ini terdapat beberapa factor yang berhubungan dengan lingkungan pengembangan software, diantaranya :

1. Ketersediaan staff software yang berpotensi/pilihan

2. Struktur system yang mudah dipahami

3. Kemudahan penanganan system

4. Menggunakan bahasa pemograman standar

5. Menggunakan system operasi standar

6. Struktur dokumentasi yang terstandarisasi

7. Ketersediaan kasus uji

8. Tersedianya fasilitas debugging

9. Ketersediaan computer yang tepat untuk melakukan pemeliharaan

  • Sebagai tambahan terhadap faktor-faktor diatas, harus ditambahkan ketersediaan orang atau kelompok yang mengembangkan proyek. Faktor-faktor diatas merefleksikan karakteristik dari sumber daya hardware dan software yang digunakan selama pengembangan. Faktor-faktor lainnya mengindikasikan kebutuhan akan standarisasi metode, sumberdaya dan pendekatan. Faktor yang paling penting yang mempengaruhi maintainability adalah rencana untuk maintainability. Jika software dilihat sebagai elemen sistem yang akan diubah sewaktu-waktu, maka software yang berkemampuan untuk dipelihara akan dibuat.
  • Ukuran-ukuran kuantitatif (Quantitative Measures)

Maintainability software sangat sulit untuk diukur, tetapi dapat diperkirakan secara tidak langsung dengan mempertimbangkan atribut dari aktivitas maintenance yang dapat diukur. Beberapa maintainabilityn metrics yang berhubungan dengan usaha yang dikeluarkan selama pemeliharaan :

1. Waktu pengenalan masalah

2. Waktu tunda administratif

3. Waktu pengumpulan maintenance tool

4. Waktu analisis masalah

5. Waktu penggantian/perubahan spesifikasi

6. Waktu koreksi aktif(modifikasi)

7. Waktu uji lokal

8. Waktu uji global

9. Waktu review maintenance

10. Waktu recovery total

  • Setiap pengukuran diatas dapat diperoleh tanpa kesulitan dan dapat membantu manajer untuk mengindikasikan teknik dan tool yang efisien. Sebagai tambahan pada pengukuran berorientasi waktu, maintainability dapat diukur secara tidak langsung dengan mempertimbangkan struktur desain dan software complexity metrics.
  • Dari berbagai pemahaman yang ada tentang aspek maintainability, maka hal tersebut sangat diperlukan sehubungan dengan kemampuan dari suatu software untuk dikelola, dipelihara dan dikembangkan sehingga dapat disesuaikan dengan harapan dan tujuan dari pengguna (user).

Pertanyaan 4

Apa yang saudara ketahui tentang ERP (Enterprise Resource Planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP? Jelaskan!

Jawab:

  • Dari semua pengembangan teknologi sistem informasi dewasa ini, satu sistem informasi yang didesain untuk mendukung keseluruhan unit fungsional dari perusahaan adalah Enterprise Resource Planning atau ERP. ERP adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Sistem aplikasi ERP adalah salah satu sistem informasi yang tercanggih yang bisa didapatkan pada awal abad 21 ini.
  • Untuk dapat mengadopsi teknologi ERP, suatu perusahaan tidak jarang harus menyediakan dana dari ratusan juta hingga milyaran rupiah. Dana sebesar itu harus disediakan untuk investasi paket software ERP, hardware berupa server dan desktop, database dan operating sistem software, high performance network, hingga biaya konsultasi untuk implementasi. Meskipun dihalangi oleh biaya investasi yang besar, banyak perusahaan di dunia dan tidak terkecuali di Indonesia seperti berlomba-lomba untuk mengadopsi sistem informasi ini. Hal ini karena paket software ERP yang diimplementasikan secara baik akan menghasilkan ”return” terhadap investasi yang layak dan dalam waktu cepat. Karena ERP menangani seluruh aktivitas dalam organisasi, membawa budaya kerja baru dan integrasi dalam organisasi, mengambil alih tugas rutin dari personel dari tingkat operator hingga manajer fungsional, sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang.
  • ERP juga membawa dampak penghematan biaya (cost efficiency) yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance organisasi. Secara implisit ERP bukan hanya suatu software semata, namun merupakan suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi
  • ERP merupakan suatu sistem yang terintegrasi, sehingga sistem ERP mampu memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit bisnis lain dalam organisasi. Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, ERP sistem dapat mendorong ke arah kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif. Sehingga keputusan yang dihasilkan tersebut dapat saling mendukung proses operasional perusahaan atau organisasi.
  • Terkait dengan sistem informasi berbasiskan ERP (enterprise resource planning) yang merupakan aplikasi dari sistem informasi yang berbasis enterprise, memungkinkan terjadi integrasi data yang terdapat pada keseluruhan unit yang ada dalam organisasi, sehingga hal ini memampukan organisasi bisnis untuk mengambil keputusan secara akurat dan cepat. ERP digambarkan sebagai sebuah perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources. Sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif.

SUMBER:

sitialiyah.staff.gunadarma.ac.id/…/PENGEMBANGAN+PERANGKAT+LUNAK+minggu+1.doc

ayuliana_st.staff.gunadarma.ac.id/…/Pertemuan+01+-+(Introduction+Implementation+and+Testing).pdf

wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/…/files/…/Pengembangan+Sistem+1+2.pdf

openstorage.gunadarma.ac.id/…Sistem%20Informasi…/Konversi%20Sistem.doc

ayuliana_st.staff.gunadarma.ac.id/…/Pertemuan+08+-+_Software+Maintenance_.pdf

http://www.midas-solusi.com/knowledge-space,en,detail,64,apa-itu-erp-(enterprise-resource-planning)

http://fportfolio.petra.ac.id/user_files/04-025/BINUS_Call%20for%20Paper_Josua_Petra.pdf

http://iirc.ipb.ac.id/jspui/bitstream/123456789/17981/1/G08rha_abstract.pdf