BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Tujuan organisasi akan tercapai pada suatu perusahaan maupun organisasi bisnis jika tingkat kinerjanya tinggi. Menurut Rivai (2005:309) kinerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan kemampuan. Hal ini menunjukkan pentingnya perhatian terhadap masalah kinerja perusahaan yang pada akhirnya akan mempengaruhi daya saing dan keberhasilan perusahaan adalam memperoleh laba.

Dalam pencapaian visi misi organisasi, tak dapat dipungkiri, pengelolaan sistem informasi yang efektif merupakan salah satu pendekatan utama dalam mengembangkan kinerja perusahaan. Meskipun secara real pencapaian kinerja perusahaan tidak hanya dipengaruhi oleh sisi internal perusahaan saja, tetapi juga adanya pengaruh faktor eksternal dari lingkungan. Hal ini sehubungan dengan perusahaan sebagai organisasi yang berada dalam lingkungan. Salah satu faktor eksternal yang mempengaruhi pencapaian visi misi perusahaan terkait dengan penerapan sistem informasi (SI) adalah dengan dilakukannya outsourcing SI.

Outsourcing SI adalah sebuah proses dimana terjadi pengalihan pekerjaan kepada pihak ketiga dalam hal pengelolaan maupun pengembangan sistem informasi di suatu organisasi. Dengan berbagai pertimbangan kemampuan dan biaya, pengalihdayaan (outsourcing) sistem informasi perusahaan masih akan meningkat, baik insourcing maupun offshore outsourcing. Strategi alihdaya ini, selain mampu menghemat biaya, juga memberikan penyelesaian solusi TI-nya kepada yang benar-benar ahli, sementara perusahaan bisa lebih fokus pada core competency-nya saja. Terkait dengan penerapan outsourcing SI tersebut, maka pada penulisan kali ini, dibahas topik evaluasi terhadap keuntungan dan kelemahan dari penerapan outsourcing SI tersebut.

B. Permasalahan Pokok

Berikut adalah permasalahan pokok yang dikemukakan dalam makalah ini yakni sebagai berikut:

  1. Bagaimana penerapan outsourcing sistem informasi (SI) di suatu organisasi dan apa yang menjadi alasan organisasi tersebut dalam melakukan outsourcing SI?
  2. Apa keuntungan dan kelemahan dari pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing?

C. Tujuan Penulisan

a. Secara Umum

Makalah ini disusun bertujuan untuk mengetahui sejauh mana penerapan outsourcing itu dapat berguna bagi organisasi.

b. Secara Khusus

Secara khusus penulisan ditujukan sebagai makalah UAT individu dalam rangka memperoleh nilai pada mata kuliah SIM.

D. Metode Penulisan

Dalam penulisan makalah ini, penulis menggunakan metode ilmiah yakni dengan melakukan telaah pustaka dari buku Sistem Informasi, dan buku terkait lainnya juga dari situs internet. Penulis juga melakukan penelusuran beberapa blog yang membahas mengenai penerapan outsourcing SI. Untuk melihat daftar referensi yang digunakan selengkapnya dapat dilihat pada daftar pustaka.

BAB II

KERANGKA TEORI

A. Teori Sistem Informasi Manajemen

Menurut O’brien sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Sistem informasi manajemen terdiri dari tiga kata yang mempunyai pengertian masing-masing, sistem yaitu suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan kegiatan-kegiatan utamanya, sedangakan informasi adalah data yang telah diproses/diolah sehingga memiliki arti atu manfaat yang berguna. Sedangakan manajemen sebagai proses adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara bersama-sama atau melibatkan orang lain demi mencapai tujuan yang sama.

Dari definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengertian sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi (yang bersifat intern dan ekstern) kepada manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan. Sedangkan menurut Mutia Ismail sistem informasi manajemen yaitu: serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu mentransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer.

B. Teori Outsourcing Sistem Informasi (SI)

Secara umum outsourcing diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyelia jasa. Dimana badan penyelia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta criteria yang telah disepakati.

Outsourcing hadir karena adanya keinginan dari perusahaan (perusahaan pengguna/pemesan–user/principal) untuk menyerahkan sebagian kegiatan perusahaan kepada pihak lain (perusahaan outsourcing) agar dapat berkonsentrasi penuh pada proses bisnis perusahaan (core business).

Dalam mengembangkan sebuah sistem informasi, permasalahan dan tantangan yang sering muncul adalah siapa yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Di sini, pihak perusahaan dihadapkan pada beberapa alternatif yaitu (Kaplan, 1995) :

  1. Merancang/membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam alternatif ini adalah :
  • Terbatasnya pelaksana sistem informasi
  • Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi
  • Beban kerja pelaksana sistem informasi
  • Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.
  1. Perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi

Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. Adapun tahapan yang harus dilakukan dengan alternatif ini adalah :

  • Identifikasi kebutuhan, pemilihan, dan perencanaan sistem
  • Analis sistem
  • Mengembangkan permohonan suatu proposal
  • Evaluasi proposal
  • Pemilihan vendor
  1. Meminta orang lain untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (outsourcing) termasuk pelaksana sistem informasi.

Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem kepada pihak ketiga. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya :

  • Masalah biaya dan kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan
  • Masalah kinerja sistem informasi
  • Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka
  • Penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi
  • Masalah keuangan perusahaan
  • Budaya perusahaan
  • Tekanan dari pelaksana sistem informasi.
  1. End User Development

Faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan alternatif ini adalah kemampuan yang harus dimiliki pelaksana sistem informasi. Pelaksana harus mengembangkan sendiri aplikasi yang mereka butuhkan seperti menggunakan Microsoft Excell dan Microsoft Access. Manfaat yang dapat diperoleh dari alternatif ini adalah :

  • Penghematan biaya
  • Waktu pengembangan sistem informasi yang singkat
  • Mudah untuk melakukan modifikasi
  • Tanggung jawab pelaksana sistem informasi yang lebih besar
  • Mengurangi beban kerja pelaksana sistem informasi.

BAB III

GAMBARAN UMUM OUTSOURCING SI

A. Sekilas Outsourcing SI

Pendekatan outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya.

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Dalam mencapai keberhasilan penerapan sistem informasi di suatu organisasi ditentukan oleh berbagai faktor penentu, yakni sebagai berikut:

  • Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
  • Memiliki visi dan perencanaan strategis.
  • Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
  • Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa.
  • Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik
  • Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait.
  • Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen
  • Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan

B. Jenis-Jenis Outsourcing SI

Berikut adalah beberapa jenis outsourcing (pengalihdayaan) SI yang dapat dilakukan oleh perusahaan, yakni sebagai berikut:

  • Contracting

Merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Langkah ini adalah langkah berjangka pendek, hanya mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi (besar) perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis saja.

  • Outsourcing

Penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. Diperlukan pihak pemberi jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan.

  • In Sourcing

Kebalikan dari outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan.

  • Co-Sourcing

Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan masing-masing perusahaan.

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Penerapan dan Pengembangan Outsourcing SI

Secara garis besar terdapat beberapa alasan yang menjadikan dilakukannya penerapan outsourcing sistem informasi di suatu organisasi, yakni sebagai berikut:

1. Reduce and control operating costs

Penerapan outsourcing sistem informasi diharapkan dapat mengurangi biaya tetap dalam kegiatan operasional perusahaan karena dianggap lebih efisien

2. Improve company focus

Perusahaan dapat meningkatkan fokus dalam mencapai tujuannya dengan men-share pekerjaaan yang terkait dengan sistem informasi tersebut sehingga untuk hal-hal tertentu seperti core competencies perusahaan yang memang dianggap penting dapat lebih fokus untuk dikembangkan

3. Gain Access to world class capabilities

Perusahaan menyerahkan kepada perusahaan outsource yang sudah terpercaya dan dianggap kompeten dalam bidangnya

4. Free internal resources for other purposes

Dengan dilakukannya outsourcing sistem informasi ke sebuah perusahaan diharapkan dapat membawa sumber daya yang dapat bermanfaat untuk tujuan lain dari perusahaan

5. Necessary resources are not available internally

Perusahaan melakukan outsourcing sistem informasi karena perusahaan tersebut tidak memiliki kemampuan ataupun sumber daya yang dianggap mampu untuk menjalankan hal tersebut

6. Accelerate reenginering benefits

Maksudnya adalah dapat mempercepat memperoleh manfaat dari reenginering sistem informasi tersebut bagi perusahaan

7. Function is difficult to manage internally ori s out of control

Perusahaan yang melakukan outsourcing sistem informasi tersebut kesulitan dalam mengelola sumber daya internal yang ada sehingga membutuhkan bantuan dari ekternal perusahaan melalui outsource

8. Make capital funds available

Outsourcing sistem informasi dilakukan sehubungan dengan kemampuan dan keinginan perusahaan dalam mengelola sumber dana yang ada

9. Share risks

Outsourcing sistem informasi diharapkan dapat membagi kemungkinan atas resiko yang dapat timbul sehingga resiko yang ada dapat diminimalisir

10. Cash infusión

Perusahaan melakukan outsourcing sistem informasi untuk tujuan menambah pemasukan kas perusahaan

Terkait dengan berbagai alasan perusahaan menerapkan outsourcing SI, maka outsourcing tersebut juga memiliki berbagai berbagai resiko yang dapat ditimbulkan, diantaranya adalah sebagai berikut:

  • Produktivitas justru menurun jika perusahaan outsourcing yang dipilih tidak kompeten
  • Wrong man on the wrong place jika proses seleksi, training dan penempatan tidak dilakukan secara cermat oleh perusahaan outsourcing
  • Terkena kewajiban ketenagakerjaan jika perjanjian kerjasama dengan perusahaan outsourcing tidak diatur dengan tegas dan jelas diawal kerja sama
  • Regulasi yang belum kondusif akan membuat penentuan core dan non core juga belum jelas
  • Pemilihan perusahaan jasa outsourcing yang salah bisa berakibat beralihnya status hubungan kerja dari perusahaan pemberi jasa pekerja ke perusahaan penerima jasa pekerja

Secara lebih ringkas resiko yang dapat ditimbulkan dari outsourcing SI dapat dilihat pada tabel berikut ini.

Tabel 4.1

TABEL TUJUAN DAN RESIKO OUTSOURCING

Tujuan Outsourcing Risiko Outsourcing
Mempercepat keuntungan reengineering Keuntungan tidak diperoleh secara cepat, tidak diperoleh dalam jumlah yang cukup signifikan
Mendapatkan akses pada kemampuan kelas dunia Akses tidak diperoleh karena pemberi jasa tidak menunjukkan kinerja perusahaan kelas dunia
Memperoleh suntikan kas Suntikan kas ternyata seret atau tidak diperoleh sama sekali karena perusahaan pemberi jasa mengalami kesulitan keuangan
Membebaskan sumber daya untuk kepentingan lain Sumber daya mungkin harus ditransfer ke atau diperlukan oleh perusahaan pemberi jasa, shg tetap kekurangan sumber daya
Membebaskan diri dari fungsi yang sulit dikelola atau dikendalikan Perusahaan mungkin tidak dapat bebas seluruhnya dari kesulitan yang sebetulnya ingin dihindari
Memperbaiki fokus perusahaan Karena berbagai tujuan yg ingin dicapai, tidak sepenuhnya didapat, maka fokus core business mgk tidak tercapai
Memperoleh dana kapital Karena perusahaan pemberi jasa mengalami kesulitan keuangan, maka mungkin tambahan dana tidak ada
Mengurangi biaya operasi Biaya sesudah outsourcing mungkin tidak berkurang, tetapi tetap atau bahkan bertambah.
Mengurangi resiko usaha Karena berbagai tujuan yg ingin dicapai tidak sepenuhnya diperoleh, mungkin risiko usaha tetap saja besar
Memperoleh sumber daya yg tidak dimiliki di dalam perusahaan Karena perusahaan pemberi jasa juga tidak memiliki sumber daya yang diperlukan, maka tujuan ini tidak tercapa

B. Keuntungan dan Kelemahan Outsourcing SI Dibandingkan Dengan Insourcing SI Di Suatu Organisasi

Pendekatan outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya.

Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara outsourcing.

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing SI di sebuah perusahaan.

Adapun keuntungan dari penggunaan pendekatan
outsourcing yakni:

  1. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
  2. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
  3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
  4. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.
  5. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan insourcing ataupun selfsourcing, outsourcing termasuk pendekatan dengan cost yang rendah.

Selain keunggulan diatas, pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu antara lain:

  1. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
  2. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.
  3. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.
  4. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.

Pendekatan in-sourcing merupakan kebalikan dari out-sourcing. Jika out-sourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketika, in-sourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut. Contohnya perusahaan tekstil dari Jepang membuka perusahaan di Indonesia dengan alasan karena gaji orang Indonesia dapat lebih rendah dari gaji pegawai Jepang. Pada kasus ini perusahaan di Jepang melakukan out-sourcing sedangkan perusahaan Jepang yang ada di Indonesia melakukan in-sourcing.

Keuntungan pengembangan sistem informasi atau proyek lain dengan menggunakan pendekatan in-sourcing adalah:

  1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.
  2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk pekerja outsource.
  3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transport, dll.

Selain keuntungan diatas, terdapat beberapa kelemahan menggunakan in-sourcing, yaitu perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem informasi, jangan sampai pengembangan memakan waktu terlalu lama yang akan memangkas biaya lebih lagi.

Dari kedua jenis pengelolaan sistem informasi di suatu perusahaan dapat terlihat perbandingan antara outsourcing dan insourcing sistem informasi dimana masing-masing memiliki keunggulan dan kelemahan sehingga setiap perusahaan tentunya memiliki pertimbangan masing-masing untuk menerapkan sistem informasi tersebut tergantung dengan kebijakan yang diambil.



DAFTAR PUSTAKA

  1. Mcleod, Raymond. 1996. Sistem Informasi Manejemen. PT Prenhallindo. Jakarta.
  2. O Brien, dkk. Manajemen Sistem Informasi. Prentice Hall. 2006.
  3. 3. Rivai, Veithzal. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, dari. Teori ke Praktik, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.
  4. Modul Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen. 2010. Program Studi Manajemen dan Bisnis, Sekolah Pascasarjana, Institut Pertanian Bogor.
  5. Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta.
  6. nsidewinme.blogspot.com/…/telaah-jurnal-sisteminformasi.html